Warum wir wissen, was zu tun wäre – und es trotzdem nicht tun

Es gibt diese Aufgaben, bei denen wir ganz genau wissen: Eigentlich müsste ich das jetzt machen. Wir wissen, dass sie wichtig sind. Wir wissen vielleicht sogar, wann sie erledigt sein sollten. Und trotzdem sitzen wir davor und kommen nicht richtig ins Tun. Stattdessen beantworten wir noch schnell eine E-Mail, kümmern uns um etwas anderes, telefonieren, recherchieren kurz etwas oder erledigen eine Kleinigkeit, die eigentlich überhaupt nicht dringend wäre.

Und irgendwann ist der Tag vorbei. Wir waren beschäftigt. Vielleicht sogar den ganzen Tag. Aber genau diese eine Aufgabe ist immer noch da.

Ich kenne dieses Muster ziemlich gut. Und was mich daran lange besonders geärgert hat: Ich wusste ja, dass ich es besser machen könnte. Ich wusste, was zu tun war. Ich musste mir die Aufgabe nicht erklären lassen. Trotzdem habe ich sie immer wieder vor mir hergeschoben.

Heute frage ich mich deshalb nicht mehr nur: Warum mache ich diese Aufgabe nicht? Sondern vielmehr: Was hält mich eigentlich davon ab, anzufangen?

Wenn andere Dinge plötzlich wichtiger werden

Bei mir sind es zum Beispiel Aufgaben wie die Mehrwertsteuerabrechnung oder das Zusammentragen von Steuerunterlagen. Dinge, die gemacht werden müssen, die aber nicht unbedingt meine Lieblingsaufgaben sind und die ich, wenn ich ehrlich bin, lieber jemand anderem übergeben würde.

Wenn ich dann davor sitze, passiert manchmal etwas ziemlich Absurdes. Plötzlich fällt mir alles Mögliche ein, was ich noch erledigen könnte. Eine E-Mail, die beantwortet werden sollte. Ein Telefonat. Eine Kleinigkeit, die schon länger auf meiner Liste steht. Vielleicht ein Erklärvideo, das ich mir „nur kurz“ anschauen möchte. Irgendetwas zum Googeln findet sich eigentlich immer.

Und so kann ich einen ganzen Tag ziemlich beschäftigt verbringen, ohne die eine Aufgabe wirklich anzugehen.

Das Schwierige daran ist nicht unbedingt, dass ich die Aufgabe nicht bewältigen könnte. Vielmehr fehlt mir in diesem Moment der innere Antrieb, sie jetzt zu beginnen. Sie interessiert mich nicht besonders. Ich sehe keinen unmittelbaren Sinn darin. Vielleicht weiss ich, dass sie Energie kosten wird und nicht gerade in dem Bereich liegt, in dem ich meine Stärken sehe.

Also schiebe ich sie zur Seite. Das fühlt sich im ersten Moment sogar ganz gut an. Die unangenehme Aufgabe ist für den Augenblick weg. Dafür kann ich etwas anderes machen, bei dem ich schneller ein Ergebnis sehe oder das mir mehr Freude macht. Nur leider verschwindet der Druck nicht wirklich. Er bleibt irgendwo im Hinterkopf.

Das eigentliche Problem zeigt sich oft erst am Abend

Während des Tages kann man sich erstaunlich gut davon ablenken. Man findet immer etwas, das gerade dringender erscheint. Gerade Menschen, die viel Verantwortung tragen, kennen das wahrscheinlich: Es gibt ständig Dinge, die Aufmerksamkeit brauchen. Eine Nachricht kommt herein, jemand braucht eine Entscheidung, ein Gespräch steht an, eine neue Aufgabe taucht auf.

Und plötzlich ist die ursprüngliche Priorität gar nicht mehr so präsent. Bis man am Abend wieder darüber nachdenkt.

Dann kommt diese Unruhe zurück. Ich kenne das von mir: Ich denke immer wieder daran, dass ich es eigentlich hätte erledigen wollen. Und irgendwann kommt die Unzufriedenheit dazu.

Nicht unbedingt, weil ich den ganzen Tag nichts gemacht hätte. Im Gegenteil. Ich habe vermutlich sehr viel gemacht. Aber ich habe nicht das gemacht, was ich mir eigentlich vorgenommen hatte.

Genau das finde ich so spannend am Thema Aufschieben. Es geht nicht immer darum, dass jemand nichts tut. Manchmal tun wir sogar sehr viel – nur nicht das, was gerade wirklich wichtig wäre.

Ich habe lange versucht, das Problem besser zu organisieren

Ich habe jahrelang versucht, solche Dinge über bessere Organisation in den Griff zu bekommen. Neue Tools, bessere Workflows, Listen, Strukturen. Die Idee dahinter war logisch: Wenn ich meine Aufgaben besser organisiere, dann werde ich sie auch besser erledigen.

Nur hat es nicht wirklich funktioniert.

Denn eine perfekt organisierte Aufgabe bleibt immer noch eine Aufgabe, auf die ich gerade keine Lust habe. Eine schön strukturierte To-do-Liste erzeugt nicht automatisch den Wunsch, die unangenehme Aufgabe anzupacken. Und ein neuer Workflow löst nicht unbedingt das Problem, wenn die eigentliche Hürde ganz woanders liegt.

Das war für mich eine wichtige Erkenntnis. Vielleicht war ich gar nicht schlecht organisiert. Vielleicht habe ich versucht, mit Organisation ein Problem zu lösen, das gar kein Organisationsproblem war.

Denn wenn ich etwas wirklich interessant finde, wenn es meine eigene Idee ist, wenn es mir wichtig ist, dann brauche ich oft überhaupt kein ausgeklügeltes System. Dann kann ich sofort loslegen. Manchmal sogar zu einer Zeit, zu der ich eigentlich etwas ganz anderes machen wollte.

Ich bin dann einfach Feuer und Flamme. Der Unterschied ist also erstaunlich gross. Bei der einen Aufgabe zieht mich etwas nach vorne. Bei der anderen muss ich mich innerlich erst einmal dazu bringen, überhaupt den ersten Schritt zu machen.

Nicht jede Aufgabe gibt uns von selbst Energie

Vielleicht lohnt es sich deshalb, bei Aufschieben genauer hinzuschauen, bevor wir uns selbst mangelnde Disziplin vorwerfen.

Denn es gibt einen Unterschied zwischen „Ich weiss nicht, wie ich diese Aufgabe erledigen soll“ und „Ich weiss genau, was zu tun wäre, aber ich komme nicht ins Handeln.“

Bei manchen Aufgaben ist der Einstieg schwierig, weil sie zu gross oder zu unklar sind. Bei anderen fehlt die Motivation. Manche kosten sehr viel Energie, weil sie Fähigkeiten verlangen, die uns nicht besonders leichtfallen. Und manchmal ist es schlicht eine Aufgabe, die wir nicht gerne machen.

Das bedeutet nicht, dass wir sie nicht machen müssen. Aber vielleicht erklärt es, warum der Kopf sagt: „Das müsste ich jetzt erledigen“, während gleichzeitig alles in uns sagt: „Nein, bitte nicht jetzt.“

Gerade bei Führungskräften und Menschen mit viel Verantwortung kann das eine interessante Falle sein. Denn wir sind es gewohnt, zu funktionieren. Wir lösen Probleme, treffen Entscheidungen, führen Gespräche und übernehmen Verantwortung. Wenn dann eine vermeintlich kleine Aufgabe seit Tagen liegen bleibt, kann das ziemlich irritierend sein.

Vielleicht denken wir dann: Das kann doch nicht so schwer sein. Doch genau darum geht es nicht unbedingt. Die Frage ist nicht immer, wie schwierig die Aufgabe objektiv ist. Entscheidend kann sein, wie hoch die innere Hürde ist, sie jetzt zu beginnen.

Der erste Schritt muss nicht die ganze Aufgabe sein

Was mir heute hilft, ist deshalb erstaunlich simpel: Ich versuche, nicht mehr die komplette Aufgabe im Kopf zu tragen.

Wenn ich denke: „Jetzt muss ich die ganze Mehrwertsteuerabrechnung machen“, fühlt sich das bereits nach einer ziemlich grossen Sache an. Also frage ich mich: Was ist eigentlich der erste konkrete Schritt?

Vielleicht nur die Unterlagen heraussuchen. Vielleicht das Dokument öffnen. Vielleicht mit einem einzigen Teil beginnen.

Und manchmal sage ich mir: Ich mache das jetzt einfach fünf Minuten. Nicht länger. Fünf Minuten.

Das klingt wenig. Aber genau das ist der Punkt. Ich muss mich nicht dazu verpflichten, die komplette Aufgabe auf einmal zu bewältigen. Ich muss nur den Widerstand gegen den Anfang überwinden.

Und erstaunlicherweise werden aus diesen fünf Minuten häufig mehr. Nicht immer, aber oft. Sobald ich einmal drin bin, ist die Aufgabe nicht mehr nur ein Gedanke in meinem Kopf. Sie ist konkret geworden. Ich bin bereits dabei.

Der schwierigste Schritt war dann nicht die eigentliche Arbeit. Der schwierigste Schritt war, überhaupt anzufangen.

Manchmal hilft es, den ersten Schritt nicht nur zu denken

Eine weitere Sache habe ich bei mir beobachtet: Bewegung kann dabei helfen.

Wenn ich am Schreibtisch sitzen bleibe und nur darüber nachdenke, dass ich jetzt eigentlich anfangen müsste, kann ich mich wunderbar im Kreis drehen. Ich denke an die Aufgabe, verschiebe sie, mache etwas anderes und denke wieder an die Aufgabe.

Irgendwann fühlt sich das Nachdenken darüber fast anstrengender an als die Aufgabe selbst.

Dann hilft es mir, mich tatsächlich zu bewegen. Aufstehen. Die Unterlagen holen. Zum Schreibtisch gehen. Den Computer öffnen. Das Dokument aufmachen.

Also nicht nur gedanklich einen ersten Schritt machen, sondern körperlich in Richtung der Aufgabe gehen.

Das ist keine komplizierte Methode und sicher auch kein universelles Rezept. Aber für mich macht es einen Unterschied. Bewegung hilft mir, aus dem Zustand des Denkens in den Zustand des Handelns zu kommen.

Und manchmal braucht es genau diesen kleinen Übergang.

Wenn die Aufgabe selbst keinen Sinn hat

Einen Gedanken finde ich dabei besonders wichtig: Wir hören oft den Rat, einer Aufgabe einen Sinn zu geben.

Das kann hilfreich sein. Aber manchmal funktioniert das schlicht nicht.

Welchen tieferen Sinn soll ich in einer Mehrwertsteuerabrechnung finden?

Natürlich kann ich mir sagen, dass sie wichtig für mein Unternehmen ist und dass Ordnung in den Finanzen grundsätzlich sinnvoll ist. Aber ganz ehrlich: Ich werde deswegen wahrscheinlich nicht plötzlich begeistert meine Mehrwertsteuerabrechnung machen.

Es gibt Aufgaben, die müssen einfach erledigt werden.

Dann hilft mir ein anderer Blickwinkel. Ich frage mich nicht: „Wie kann ich diese Aufgabe plötzlich sinnvoll und interessant finden?“ Sondern: „Wie werde ich mich fühlen, wenn sie erledigt ist?“

Das verändert etwas. Denn während die Aufgabe offen ist, begleitet sie mich. Da ist dieser Druck im Hinterkopf. Dieses „Ich müsste eigentlich noch …“. Und wenn sie erledigt ist, fällt genau dieser Druck weg.

Es entsteht Leichtigkeit. Der Kopf wird freier. Und manchmal kommt sogar ein kleines Gefühl von Stolz dazu. Nicht, weil die Aufgabe besonders schön war. Sondern weil ich sie trotzdem erledigt habe.

Vielleicht müssen wir also nicht jede Aufgabe lieben. Vielleicht müssen wir auch nicht aus jeder ungeliebten Tätigkeit eine Sinnaufgabe machen. Manchmal reicht es, den Zustand danach attraktiv genug zu machen.

Was das mit Führung zu tun hat

Für mich ist das gerade im Zusammenhang mit Führung interessant.

Denn auch im Führungsalltag gibt es genügend Dinge, die wir nicht unbedingt gerne machen. Schwierige Gespräche, unangenehme Entscheidungen, Themen, die wir schon länger vor uns herschieben, strategische Aufgaben, deren Ergebnis nicht sofort sichtbar ist.

Und natürlich gibt es auch dort ständig andere Dinge, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen. Eine E-Mail braucht eine Antwort. Ein Mitarbeitender möchte etwas klären. Ein Kunde ruft an. Eine neue Information kommt herein. Etwas muss sofort entschieden werden.

Das alles kann tatsächlich wichtig sein. Aber manchmal ist es auch eine willkommene Ablenkung von dem Thema, bei dem wir eigentlich gerade nicht anfangen wollen.

Ich glaube deshalb, dass es sich lohnt, bei sich selbst aufmerksam zu werden, wenn bestimmte Aufgaben immer wieder nach hinten rutschen.

Nicht sofort mit dem Gedanken: „Ich muss disziplinierter werden.“ Sondern mit der Frage: „Was genau macht den Start gerade so schwer?“

Ist die Aufgabe zu gross? Ist der erste Schritt unklar? Fehlt die Energie? Gibt es zu viele Ablenkungen? Ist sie schlicht nicht interessant? Oder liegt sie in einem Bereich, der uns besonders viel Kraft kostet?

Allein diese Frage verändert bereits die Perspektive. Denn wenn wir verstehen, warum wir nicht anfangen, können wir anders darauf reagieren.